Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt op 15 september 2026

Wie zijn wij

Team WAUW is een handelsnaam van Team WAUW BV, met maatschappelijke zetel te Burgemeester Gillonlaan 35, 8500 Kortrijk en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0741.615.478.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring beschreven staan. Dat betekent dat wij bepalen waarom en hoe die gegevens verwerkt worden.

Heb je een vraag over je gegevens of wil je een van je rechten uitoefenen? Mail dan naar meet@teamwauw.be. Je vraag wordt behandeld door Team WAUW BV, de vennootschap die hierboven genoemd staat. Wij antwoorden binnen één maand.

Werk je als crewmedewerker voor ons en heb je een account in Wauwspace? Dan geldt daarvoor een aparte privacyverklaring. Je vindt ze op de registratiepagina van Wauwspace, vóór je iets invult, en daarna altijd in je account.

Welke gegevens wij verwerken, en waarom

Je bezoekt onze website

Onze webserver houdt automatisch een logbestand bij met je IP-adres, het tijdstip van je bezoek, de opgevraagde pagina's en gegevens over je browser en toestel. Dat is nodig om de website te laten werken, te beveiligen en technische problemen op te sporen.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website.
Bewaartermijn: wij bewaren zelf geen kopie van deze logbestanden en gebruiken ze niet om bezoekersprofielen op te bouwen of voor reclame. Onze hostingpartij maakt en bewaart ze, en verwijdert ze automatisch zodra ze niet langer nodig zijn om aanvallen en storingen te kunnen onderzoeken.

Onze website laadt de lettertypes rechtstreeks bij Google. Daardoor ziet Google het IP-adres van je toestel wanneer je een pagina opent. Wij gebruiken die gegevens zelf niet en koppelen ze aan niets.

Wij gebruiken geen analyse- of advertentiecookies en volgen je surfgedrag niet. Meer daarover lees je verderop onder Cookies.

Je neemt contact op of vraagt een offerte

Wanneer je ons contactformulier invult, ons mailt of belt, verwerken wij je naam, je contactgegevens en alles wat je ons zelf meedeelt over je vraag: het type opdracht, de datum, de locatie, het aantal personen, je wensen en je budget. Bij een offerte komen daar de gegevens bij die wij nodig hebben om een correct voorstel te maken en te factureren, zoals je facturatieadres en btw-nummer.

De velden die als verplicht aangeduid staan, hebben wij nodig om je vraag te kunnen behandelen. Vul je die niet in, dan kunnen wij je geen voorstel bezorgen. De andere velden zijn vrij.

Rechtsgrond: het nemen van maatregelen op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst. Vraag je iets namens een onderneming, dan steunt de verwerking van jouw eigen contactgegevens op ons gerechtvaardigd belang bij het opvolgen van die aanvraag.
Bewaartermijn: aanvragen die niet tot een opdracht leiden bewaren wij 3 jaar na het laatste contact. Events worden vaak jaarlijks of tweejaarlijks herhaald; die termijn laat ons toe je aanvraag terug te vinden wanneer je opnieuw contact opneemt. Een contactvraag zonder vervolg bewaren wij 1 jaar.

Je wordt klant

Om een opdracht uit te voeren verwerken wij je contact- en facturatiegegevens, de gegevens van de contactpersonen ter plaatse, de praktische gegevens van je opdracht en de gegevens die op onze facturen en in onze boekhouding terechtkomen.

Rechtsgrond: de uitvoering van onze overeenkomst met jou voor de opdracht zelf, en onze wettelijke verplichtingen op het vlak van boekhouding en btw voor wat op onze facturen staat.
Bewaartermijn: onze facturen en boekhoudstukken bewaren wij tien jaar, zoals de wet ons oplegt. De overeenkomst en de briefwisseling die bewijzen wat afgesproken was, bewaren wij tien jaar na het einde van de opdracht, in lijn met de verjaringstermijn voor contractuele vorderingen. De praktische gegevens van het event — planningen, gastenaantallen, logistiek, lijsten met maaltijdvereisten — verwijderen wij één jaar na het event.

Allergieën en dieetvereisten

Geef je ons door dat iemand een allergie of een dieetvereiste heeft, dan is dat een gezondheidsgegeven, en soms zegt het ook iets over iemands overtuiging. Daar gelden strengere regels voor dan voor gewone gegevens.

Daarom vragen wij je om ons die informatie zonder naam door te geven: aantallen per vereiste volstaan, bijvoorbeeld twee vegetarische maaltijden en één glutenvrije. Daardoor is de informatie voor ons meestal niet aan een persoon te koppelen. In een kleine groep kan iemand toch indirect herkenbaar zijn; in dat geval behandelen wij die informatie als een persoonsgegeven en geven wij ze enkel door wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Is een naam wél nodig — bijvoorbeeld omdat een bord aan een bepaalde persoon moet worden afgegeven — dan vragen wij je om vooraf de uitdrukkelijke toestemming van die persoon te vragen. Wij gebruiken die informatie enkel om de maaltijd correct te bereiden en te serveren, geven ze enkel door aan de mensen die ze ter plaatse nodig hebben, en vragen er verder niets over.

Rechtsgrond: de uitdrukkelijke toestemming van de betrokken persoon, artikel 9.2.a AVG. Enkel in een echte noodsituatie, wanneer iemand niet in staat is om zelf toestemming te geven en er onmiddellijk gehandeld moet worden, steunen wij op de bescherming van zijn vitale belangen.
Bewaartermijn: tot één maand na het event. Daarna verwijderen wij de lijst.

Wij maken foto's en video's op events

Op events maken wij foto's en video-opnames voor onze eigen communicatie: onze website, onze sociale media en ons promotiemateriaal.

Sfeerbeelden. Beelden van de zaal, het buffet, de bar of een groep waarop niemand het onderwerp is. Die maken en gebruiken wij op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het tonen van ons werk. Wij laten vooraf weten dat er gefotografeerd wordt en je kunt ons ter plaatse aanspreken.

Beelden waarop je herkenbaar en duidelijk het onderwerp bent. Daarvoor vragen wij je toestemming twee keer: één keer om het beeld te máken, en één keer om het te publiceren, met vermelding van waar wij het willen tonen. Je mag het ene toestaan en het andere weigeren, en je mag je toestemming altijd intrekken.

Kinderen. Voor een beeld waarop een minderjarige herkenbaar het onderwerp is, vragen wij toestemming aan de ouder of voogd, en aan het kind zelf wanneer het oud genoeg is om dat te begrijpen.

Sta je op een beeld en wil je dat niet? Laat het ons weten via meet@teamwauw.be. Wij stoppen met het gebruik en halen het weg uit de kanalen die wij zelf beheren. Drukwerk dat al verspreid is en berichten die anderen gedeeld hebben, kunnen wij niet terughalen — dat zeggen wij liever eerlijk dan dat wij iets beloven wat niet kan.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang voor sfeerbeelden; jouw toestemming voor beelden waarop je herkenbaar centraal staat.
Bewaartermijn: wij bewaren beelden zolang wij ze gebruiken of nog kunnen gebruiken — een geslaagd beeld van een event blijft jaren bruikbaar. Eén keer per jaar kijken wij ons beeldarchief na en verwijderen wij wat wij niet meer gebruiken. Vraag je ons een beeld weg te halen, dan doen wij dat meteen, ook in het archief.

Je solliciteert bij ons

Wanneer je solliciteert verwerken wij je cv, je motivatie, je contactgegevens en alles wat je ons zelf bezorgt, samen met de notities die wij tijdens de procedure maken.

Rechtsgrond: het nemen van maatregelen op jouw verzoek vóór een mogelijke arbeidsrelatie.
Bewaartermijn: als wij niet samenwerken, verwijderen wij je gegevens binnen één maand na het einde van de procedure. Wil je dat wij je gegevens bijhouden voor toekomstige vacatures, dan vragen wij daarvoor je toestemming en bewaren wij ze twee jaar.

Je bent contactpersoon bij een leverancier of partner

Wij verwerken je naam, functie en zakelijke contactgegevens om de samenwerking te laten verlopen: bestellingen plaatsen, afspraken maken, facturen opvolgen.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende samenwerking met de onderneming waarvoor je werkt.
Bewaartermijn: zolang de samenwerking loopt, en daarna 3 jaar. Staat je naam op een factuur of een bestelbon, dan volgt dat stuk de wettelijke bewaartermijn van tien jaar.

Gegevens die wij niet van jou zelf krijgen

Soms ontvangen wij je naam, je zakelijke contactgegevens, je rol ter plaatse of praktische informatie over jou van iemand anders: onze klant, de eventlocatie, een leverancier met wie wij samenwerken of een andere vennootschap van onze groep. Dat gebeurt om de opdracht te kunnen organiseren — wie wij ter plaatse moeten aanspreken, wie wanneer toegang heeft, wie wat levert.

Wij gebruiken die gegevens enkel daarvoor. Krijgen wij ze en heb je nog niets van ons gehoord, dan laten wij je dat weten: uiterlijk binnen één maand nadat wij ze ontvingen, en eerder wanneer wij je vóór die tijd contacteren of je gegevens aan iemand anders doorgeven. Kreeg je deze informatie al langs de andere kant, dan hoeven wij ze niet te herhalen.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een vlotte organisatie van de opdracht.
Bewaartermijn: dezelfde als voor het dossier waar ze bij horen.

Met wie wij je gegevens delen

Wij verkopen je gegevens nooit.

Partijen die uitsluitend in onze opdracht werken. Zij mogen je gegevens enkel gebruiken om ons te helpen en voor niets anders. Met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die oplegt.

• Hostinger — het hosten van onze website
• Onze websitebeheerder — een externe medewerker die namens ons het hostingaccount beheert waarop onze website draait
• Microsoft — onze e-mail, onze documenten en onze bestandsopslag
• Billit — onze facturatie
• Anthropic en OpenAI — de AI-hulpmiddelen waarmee wij documenten en mails opstellen

Partijen die zelf bepalen wat zij met je gegevens doen. Zij hebben eigen wettelijke of beroepsverplichtingen en zijn daarvoor zelf verantwoordelijk. Een verwerkersovereenkomst past daar niet bij; zij hebben hun eigen privacybeleid.

• Google — ontvangt het IP-adres van je toestel doordat onze website daar de lettertypes ophaalt
• Onze boekhouder — voor de wettelijk verplichte boekhouding
• De belastingadministratie en andere overheden — wanneer de wet ons verplicht gegevens te bezorgen

Partijen die enkel gegevens krijgen wanneer er iets misloopt.

• Onze verzekeraar — bij een schadegeval
• Onze advocaat en, als het zover komt, de rechtbank — bij een geschil

De andere vennootschappen van onze groep — Team WAUW BV, Komaro BV, Barra Drinks BV en JES! BV — wanneer een opdracht samen wordt uitgevoerd. Dan delen wij enkel wat die opdracht vereist, en enkel met de vennootschap die eraan meewerkt.

Wij gebruiken AI-hulpmiddelen

Wij gebruiken AI-hulpmiddelen om onze medewerkers te ondersteunen bij administratief werk, zoals het opstellen of herschrijven van een offerte of een mail. Een medewerker controleert altijd wat erin gaat en wat eruit komt; het systeem beslist niets zelf over personen.

Wij voeren enkel in wat voor die taak nodig is. Wij werken daarvoor met Anthropic, dat Claude levert, en met OpenAI, dat ChatGPT levert, telkens op een zakelijk abonnement: zij handelen in onze opdracht op basis van een verwerkersovereenkomst en gebruiken onze gegevens niet om algemene AI-modellen te trainen.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij kiezen zoveel mogelijk voor dienstverleners die je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte verwerken. Enkele van hen verwerken gegevens ook daarbuiten, onder meer in de Verenigde Staten — dat geldt onder meer voor Hostinger, Microsoft, Google, Anthropic en OpenAI.

Wij houden per dienstverlener bij in welk land de gegevens verwerkt worden en op welke waarborg de doorgifte steunt: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of de standaardcontractbepalingen die zij daarvoor heeft goedgekeurd. Wil je weten wat voor een bepaalde dienstverlener geldt, of een kopie van die waarborgen, vraag het dan via meet@teamwauw.be.

Hoe wij je gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en tegen toegang door wie er niets mee te maken heeft. Concreet betekent dat: toegang enkel voor wie ze voor zijn werk nodig heeft, beveiligde accounts, versleutelde verbindingen en regelmatige back-ups. Wij bekijken die maatregelen opnieuw wanneer onze werkwijze of onze systemen veranderen.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te kijken en er een kopie van te vragen
• onjuiste gegevens te laten verbeteren
• je gegevens te laten wissen, wanneer wij ze niet langer nodig hebben of niet langer mogen bijhouden
• de verwerking te laten beperken terwijl wij iets uitzoeken
• bezwaar te maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang steunt
• je gegevens te laten overdragen: wanneer de wettelijke voorwaarden vervuld zijn, kun je de gegevens die je ons zelf bezorgd hebt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen, of ze rechtstreeks aan iemand anders laten doorgeven
• je toestemming in te trekken, wanneer de verwerking daarop steunt. Dat verandert niets aan wat vóór de intrekking gebeurde.

Deze rechten zijn niet in elke situatie absoluut. Soms moeten wij gegevens bijhouden omdat de wet ons dat oplegt, of omdat wij ze nodig hebben om ons in een geschil te verdedigen. Als wij een verzoek niet of niet volledig kunnen inwilligen, leggen wij uit waarom.

Mail naar meet@teamwauw.be. Wij antwoorden binnen één maand. Is je vraag ingewikkeld of komen er meerdere tegelijk, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; in dat geval laten wij je dat binnen de eerste maand weten, met de reden erbij.

Om zeker te zijn dat wij je gegevens aan de juiste persoon geven, kunnen wij je vragen jezelf te identificeren. Wij vragen daarvoor niet standaard een kopie van je identiteitskaart, maar kiezen het eenvoudigste middel dat volstaat — bijvoorbeeld een antwoord vanaf het e-mailadres dat wij al van je kennen.

Cookies

Op 15 september 2026 hebben wij deze website nagekeken: er worden geen cookies of vergelijkbare technieken gebruikt die informatie op je toestel opslaan of uitlezen. Er staat dan ook geen cookiebanner op, want er is niets om toestemming voor te vragen.

Onze hostingpartij verwerkt wel de technische gegevens van elke aanvraag aan de server. Wat dat inhoudt, lees je hierboven onder Je bezoekt onze website.

Verandert dit ooit — bijvoorbeeld omdat wij bezoekersstatistieken zouden gaan meten of een chatvenster zouden toevoegen — dan passen wij deze informatie aan en vragen wij je toestemming vóór er iets geplaatst wordt.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen beslissingen over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor je hebben of je in aanzienlijke mate treffen.

Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, spreek ons dan gerust eerst aan. Vaak is er iets misgelopen dat wij snel kunnen rechtzetten.

Daarnaast heb je altijd het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be. Hoe dat gaat, lees je op gegevensbeschermingsautoriteit.be. Je hoeft ons niet eerst gecontacteerd te hebben om dat te mogen doen.

Wijzigingen aan deze verklaring

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze werkwijze verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer dat laatst gebeurde.